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07.04.2020

6 Tipps für Struktur und Produktivität im Home Office

Die digitale Arbeitswelt macht es uns leicht, den Arbeitsplatz mitzunehmen und immer dorthin zu verlegen, wo er gerade am meisten Sinn macht. Das kann ein Projekt-Arbeitsort sein, wie für den Bauleiter eine seiner Baustellen, ein Hotelzimmer für den Vertriebler im Außendienst, eine Klinik für den Arzt oder den Patienten in Rekonvaleszenz, ein Co-Working-Space für digitale Nomaden oder auch die eigene Wohnung, und das nicht nur in Zeiten von Pandemie-Lockdowns.

Das klingt doch toll und bequem, und es hat unbestrittene Vorteile, wenn das Pendeln zum Arbeitsplatz und das Mittagessen in der Kantine entfällt, man etwas mehr Selbstbestimmung über seine Zeit erhält und seiner Familie, insbesondere mit Kindern, näher sein kann.

Wer von zuhause aus arbeitet, sieht sich aber auch so mancher Herausforderung gegenüber:

* Es fehlt an klaren Strukturen in Arbeitszeit und Aufgabenstellung.
* Die digitale / mobiliare Ausstattung ist nicht so professionell wie in der Firma.
* Die Ablenkungen sind vielfältiger und kommen vorwiegend aus dem privaten Bereich.

Im Home Office kommt es stärker als im Firmenbüro auf unsere Konzentrationsfähigkeit an, auch Selbst-Management und -Motivation sind gefragt. Die Disziplin wird auf die Probe gestellt, und ebenso unsere Fähigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen. All das wird uns durch die fixe Struktur des Büroalltags und die räumliche Entfernung zu unserem privaten Umfeld größtenteils abgenommen, wenn wir uns jeden Tag zur vereinbarten Zeit zu unserer Arbeitsstätte begeben.

Es ist aber gar nicht so schwer, diese Rahmenbedingungen mit einfachen Mitteln und wenigen Adaptierungen im Büro zuhause nachzubilden. Hier kommen sechs bewährte Tipps, die mit Sicherheit den Büroalltag zuhause, die Qualität der Arbeit und auch die Lebensqualität im Home Office bei allen Beteiligten verbessern.

#1 AUFSTEHEN, FRISCHMACHEN UND ANZIEHEN WIE IMMER.

Zugegeben, das klingt trivial. Dennoch ist bei mehr Menschen als Sie glauben würden die Verlockung einfach zu groß, fünf Minuten vor dem ersten Web-Meeting in der Pyjamahose den Laptop hochzufahren. Wozu anziehen, nachgerade wenn eine Pandemie-Ausgangssperre verhängt ist? Unterschätzen Sie nie die Macht der Gewohnheit und das Körpergedächtnis – im Schlafanzug werden Sie nicht richtig wach.

Es spricht nichts dagegen, die durch den entfallenden Weg zur Arbeit gesparte Zeit für etwas mehr Schlaf zu nutzen. Stellen Sie den Wecker aber trotzdem auf mindestens eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn. Auf keinen Fall ausfallen darf die morgendliche Badroutine. Machen Sie sich frisch und ziehen Sie sich an als würden Sie ins Büro gehen – Sie werden sich gleich ganz anders fühlen. 

Sie finden das übertrieben? Nun gut, es dürfen auch Jeans sein und ein bequemer Sweater statt des gebügelten Hemds. Aber stellen Sie sicher, dass Sie so auch guten Gewissens aus dem Haus gehen und andere Leute treffen könnten. Ihre Selbstwahrnehmung und Ihre Motivation hängen eng damit zusammen, und Sie werden aktiver arbeiten und in Web-Meetings souveräner auftreten.

#2 KAMERASCHEU ÜBERWINDEN.

Vielleicht nicht immer, aber immer öfter sollten Sie in Web-Meetings die Kamera einschalten. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Zum einen zwingt Sie ein anstehendes Web-Meeting mit Kamera dazu, wie unter #1 beschrieben für ein vorzeigbares Äußeres zu sorgen, und mit diesem bisschen an Disziplin tun Sie viel für Ihr Selbstbewusstsein. Kleider machen Leute sagt ein altes Sprichwort. Unsere Kleidung ist mehr als ein Ersatz für fehlendes Fell, sie beeinflusst wie wir uns fühlen und wie wir auftreten. Dabei ist es unerheblich wie teuer oder modisch wir uns anziehen. Gepflegt muss die Kleidung sein, und wir müssen uns darin wohlfühlen – aber eben nicht zum Schlafen, sondern zum Arbeiten.

Zum anderen werden Kontakte besser gepflegt, wenn Gesprächsteilnehmer einander sehen können. Mimik und Gestik enthalten Botschaften, die bei akustischer oder schriftlicher Kommunikation fehlen. Sie schaffen mehr Nähe und verbessern die Zusammenarbeit in räumlich getrennten Teams nachweislich.

Kamerascheu? Üben Sie ein bisschen. Die meisten Camchats zeigen in einem Monitoring-Screen wie die anderen Sie sehen. Ein kurzer Chat mit Freunden, eine Testsession mit den Bürokollegen wird offenbaren, dass keiner in einem solchen Chat wie ein Hollywoodstar rüberkommt, das ist auch gar nicht nötig. Online-Meetings sind weltweit auf Erfolgskurs, Verweigerer haben immer schlechtere Karten. Im Interesse der eigenen beruflichen Laufbahn: Freunden Sie sich damit an.

#3 ARBEITSPLATZ EINRICHTEN.

Wenn Sie in der glücklichen Lage sind, zuhause über ein voll ausgestattetes und professionell eingerichtetes Büro zu verfügen, können Sie diesen – und vielleicht auch den nächsten – Punkt gerne überspringen. Für die meisten von uns muss das Arbeitszimmer allerdings, wenn denn vorhanden, eine Zusatzfunktion erfüllen, wie Gäste- oder Bügelzimmer, Abstellraum oder ähnliche Zwecke. 

Es ist aber sehr wichtig, einen Arbeitsplatz zu haben wo Ihre Arbeitsmittel vom Laptop bis Kugelschreiber, von den (hoffentlich in einer Ordnungsmappe abgelegten) Unterlagen bis zu Notizblock und Ladekabel Platz finden bzw. auch bis zum nächsten Tag liegen bleiben dürfen.

Deshalb räumen Sie auf, richten Sie sich eine nicht zu kleine Ecke ein. Ein Beistelltisch kann den Zweck ebenso erfüllen wie das Klapptischchen vom Balkon. Im Single-Studio oder in der Familienwohnung die gerade zu klein wird kann es sein, dass der einzige mögliche Platz der Küchentisch ist. In diesem Fall hilft ein großes Tablett oder eine Ordnungskiste, die Materialien beisammen zu halten, zu den Arbeitszeiten auf- und zu Essenszeiten abzubauen.

#4 ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN.

Der Profi-Bürostuhl aus dem Office ist wahrscheinlich kein Designer-Objekt, das man gern in der Wohnung stehen hat, aber nach einiger Zeit auf dem Esszimmerstuhl vermissen Sie ihn vielleicht doch? Jetzt ist ein wenig Kreativität gefragt.

Wechseln Sie die Sitzgelegenheiten. Nehmen Sie auch mal den Hocker ohne Lehne für die Arbeit, das hilft beim Geradehalten des Rückens. Es gibt irgendwo noch den alten Sitzball von der Schwangerschaftsgymnastik? Toll, holen Sie ihn raus und verwenden Sie ihn zwischendurch. Im Büro haben Sie einen Stehtisch? Versuchen Sie es mal mit dem Bügelbrett oder einer Wäschekommode.

Ebenso ist die Kreativität gefordert, wenn wir einige Geräte nicht zur Verfügung haben. Kein Scanner? Es gibt Handy-Apps dafür, oder kann es stattdessen ein Foto sein? Kein Aktenvernichter? Klein zerreißen genügt in Zeiten wie diesen. Viele dieser Fälle kann man selbst lösen, mit anderen wird man sich an die Geschäftsleitung wenden müssen – etwa Dinge wie Firmentelefonate von privaten Telefonen aus – die gehören auf jeden Fall dokumentiert und zum Kostenersatz vorgelegt.

#5 ARBEITSTAG STRUKTURIEREN.

Die Arbeitstag-Timetable soll klar formuliert werden. Idealerweise hat das Ihr Arbeitgeber bereits getan, aber bei Gleitzeit bzw. All-in-Verträgen tun Sie gut daran, sich selbst eine klare zeitliche Struktur zu verordnen und auch einzuhalten (siehe auch #1).

Klare Strukturen helfen dabei, die Ablenkungen auf einem verträglichen Niveau zu halten. Mit Kleinkindern in der Familie ist das ohnehin schwer genug, aber auch wenn es nur Erwachsene im Haushalt gibt, ist Klarheit gefragt. Wenn alle wissen, dass Ihre Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr reicht und es um 13 Uhr eine Mittagespause von einer Stunde gibt, ist schon viel getan.

Was Sie nun noch brauchen ist ein klares Signal, wann Sie nicht gestört werden dürfen. Eine geschlossene Tür zum Beispiel wäre so ein Signal. Haben Sie keinen eigenen Raum zur Verfügung, kann das auch das Aufsetzen des Headsets sein. Was immer es ist, die Grundlage ist eine klare Vereinbarung mit den Mitbewohnern. Kindern gegenüber wird auch das nicht immer wirken, aber es hilft, probieren Sie es aus!

#6 GUTE PRORITÄTEN SETZEN.

Eines der einfachsten und bewährtesten Tools zur Prioritätensetzung, auf das viele erfolgreiche Menschen schwören, ist die Eisenhower-Matrix. Sie besteht aus dem einfachen Koordinatensystem +/- WICHTIG und +/- DRINGEND. Sie ist schnell und effizient, wenn Sie zunächst völlig auf graduelle Unterscheidungen verzichten. Man entscheidet einfach nur, ob eine Sache wichtig ist oder nicht, sowie ob es zum gegebenen Zeitpunkt eine Dringlichkeit gibt – eine zeitliche Komponente wie eine Deadline, ein Ablaufdatum oder ähnliches. 

Daraus entstehen vier Quadranten, die entweder mit Buchstaben (A – D) oder mit Ziffern (1 – 4) bezeichnet werden. Jeder der Quadranten erfordert unterschiedliche Handlungsweisen. In Quadrant 1 landen alle Dinge die wichtig UND dringend sind und daher höchste Priorität haben. Wenn dieser überquillt, ist es oft der Vernachlässigung von Quadrant 2 geschuldet – denn da sind wichtige Dinge einsortiert, die (noch) nicht dringend sind.

Man erkennt sogleich das Teufelskreis-Potenzial: Zu lange nicht beachtete wichtige Dinge werden mit der Zeit dringend, und wegen zu vieler dringender UND wichtiger Dinge frisst das Abarbeiten der Top-Prioritäten sämtliche Ressourcen. Das passiert im Tagesgeschäft sogar ziemlich häufig, und der wirklich unangenehme Begleiteffekt ist, dass sich niemand mehr mit der gebotenen Sorgfalt um wirklich Wichtiges kümmern kann. Dazu haben Agenden aus Quadrant 3 – nicht wichtig, aber dringend – die unangenehme Eigenschaft, sich vorzudrängen. Es ist nun mal so, dass Menschen angesichts einer Deadline oder eines Ablaufdatums die Dringlichkeit gern mit Wichtigkeit verwechseln.  

Jetzt ist der Moment, den benötigten Freiraum zu schaffen. Mit weniger Tagesgeschäft können Sie sich dem 2. Quadranten widmen und wichtige mittelfristige, langwierigere oder lange aufgeschobene Themen hervorholen und so eine Basis für mehr Erfolg in der Zukunft schaffen. Und wenn Quadrant 2 leer ist, können Sie sich gerne den nice-to-haves widmen und auch 3 und 4 noch abarbeiten.

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